Tất tần tật từ A-Z về Event Management (Tổ chức sự kiện) mà mọi newbie cần phải biết

0
4

Tổ chức sự kiện liên quan đến việc giám sát tất cả các khâu hậu cần trước và trong sự kiện, bất kỳ đó là hội nghị, đám cưới hay cuộc gặp mặt nhỏ. Người quản lý sự kiện thực hiện kế hoạch bằng cách quản lý nhân viên, tài chính, mối quan hệ với nhà cung cấp…

hình ảnh sự kiện

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện là tổng hợp các công việc liên quan đến quản lý và điều hành sự kiện, bao gồm giám sát khâu hậu cần trước và trong sự kiện, lên kế hoạch và thực hiện kế hoạch tổ chức bằng cách quản lý nhân viên, ngân sách, mối quan hệ với các nhà cung cấp, mối quan hệ với các chuyên gia trong ngành…

Bất kỳ sự kiện lớn nhỏ nào cũng cần được lên kế hoạch, cho dù đó là buổi hội nghị, triển lãm thương mại, buổi hòa nhạc, lễ hội hay là cuộc gặp mặt nhỏ.

Trong nghề sự kiện, các chức danh công việc cũng đa dạng như các dịch vụ hỗ trợ, và thường rất khó để phân biệt các công việc với nhau. Đây có thể là thách thức khi thực hiện lập kế hoạch sự kiện, tìm việc sự kiện hay làm việc với khách hàng không hiểu đúng về chức năng và trách nhiệm công việc của bạn. Hãy đọc tiếp những thông tin dưới đây để xem liệu nghề sự kiện có hợp với bạn không.

Làm sự kiện là làm gì ?

Các trách nhiệm cụ thể của một người làm sự kiện bao gồm:

  • Lựa chọn và đặt trước địa điểm

  • Điều phối các nhà cung cấp

  • Bố trí phương tiện và bãi giữ xe

  • Xin các giấy phép cần thiết

  • Tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn & sức khỏe

  • Chuẩn bị kế hoạch dự phòng khẩn cấp

  • Sắp xếp diễn giả và các hoạt động giải trí

  • Quản lý khủng hoảng tại sự kiện

  • Xây dựng kế hoạch bảo mật

  • Giám sát sự kiện

Tất nhiên, không danh sách nào là toàn diện. Tùy thuộc vào chủ đề và mục tiêu sự kiện, trách nhiệm công việc cụ thể có thể khác nhau. Về cơ bản, người quản lý sự kiện chịu trách nhiệm điều phối tất cả các công việc hậu cần cần thiết cho một sự kiện.

Người làm sự kiện cần có những kỹ năng gì?

Với các chức năng công việc trong sự kiện, Tổ chức sự kiện đòi hỏi kỹ năng lãnh đạo và quản lý xuất sắc. Khả năng đa nhiệm và tổ chức, sắp xếp các phòng ban, quản lý thời gian cũng là các kỹ năng cần thiết.

Bên cạnh đó phải kể đến khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên và duy trì công việc là yếu tố quan trọng dẫn đến thành công của sự kiện. Ngoài ra, Tổ chức sự kiện đòi hỏi khả năng nhìn xa trông rộng của nhà hoạch định, từ lúc chuẩn bị đến lúc sau sự kiện, đi kèm với đó là sự bền bỉ, sáng tạo và linh hoạt.

Quản lý dự án là một yếu tố quan trọng liên quan không chỉ đến các chức năng, kỹ năng công việc mà còn liên quan đến cả một nhóm người. Sự tương tác với các cá nhân ở tất cả các cấp của một tổ chức là một phần của công việc, vì thế, sự thoải mái, thân thiện, kỹ năng giao tiếp mạnh sẽ giúp bạn phát triển mối quan hệ đó một cách lâu dài.

Quản lý sự kiện so với lập kế hoạch sự kiện có gì khác biệt?

Mặc dù có mối quan hệ mật thiết với nhau, Quản lý sự kiện và Lập kế hoạch sự kiện phục vụ hai mục đích khác nhau. Nói một cách dễ hiểu, người Lập kế hoạch sự kiện phác thảo tầm nhìn và kế hoạch sơ bộ cho sự kiện, trong khi đó, người Quản lý sự kiện thực hiện kiểm soát các chi tiết trước và trong khi diễn ra sự kiện.

Tuy nhiên trên khía cạnh khác, người Quản lý sự kiện cũng có thể lập kế hoạch sự kiện hoặc người Lập kế hoạch sự kiện cũng có thể quản lý các phần nhất định của sự kiện. Hai người phụ trách làm việc song song, do đó trách nhiệm của họ có thể chồng chéo lên nhau. Trong một vài trường hợp, nhiều cá nhân có thể đảm nhận tốt cả hai vai trò, đặc biệt khi làm việc trong các công ty dịch vụ tổ chức sự kiện nhỏ.

Vậy thì làm thế nào để Marketing cho sự kiện?

Những ý tưởng marketing sự kiện ấn tượng sẽ tạo nên hiệu ứng truyền thông tuyệt vời, giúp gia tăng nhận diện và thu hút nhiều người tham dự.

1. Hãy tạo nên một website đơn giản và nổi bật

Hãy để sự kiện của bạn xuất hiện vào bất cứ lúc nào khách hàng tìm kiếm bằng một website hay landing page đơn giản nhưng thật nổi bật. Với sự hỗ trợ của các nền tảng công nghệ như wordpress hay ladipage.vn, việc tạo cho sự kiện một trang web hay landing page chưa bao giờ dễ dàng đến thế.

Đừng quên lựa chọn một giao diện đơn giản và dễ dàng sử dụng, với những thiết kế có sẵn cùng những nội dung giới thiệu thật hấp dẫn để thu hút thật nhiều người tham dự sự kiện.

2. Marketing sự kiện thông qua các kênh truyền thông online

Các kênh truyền thông trực tuyến ngày càng phổ biến với những mạng xã hội như facebook, instagram, pinterest, twitter,… Và marketing sự kiện trên các kênh online đang là một trong những cách hiệu quả để truyền thông cho sự kiện với chi phí tiết kiệm.

Một chiến dịch truyền thông mạng xã hội độc đáo và sáng tạo sẽ là kênh lan truyền nhanh nhất những thông tin về sự kiện của bạn. Hãy bắt đầu bằng những hình ảnh ấn tượng, nội dung thu hút cùng với hashtag thú vị.

3. Tổ chức các sự kiện giới thiệu trực tuyến

Sự kiện trực tuyến được tổ chức qua hình thức livestream hoặc webinar cũng trở nên ngày càng phổ biến. Đặc biệt là sau thời gian cách ly xã hội vì Covid-19, hình thức này càng được biết đến rộng rãi.

Những sự kiện trực tuyến giới thiệu thông tin, phỏng vấn diễn giả hoặc chia sẻ về các chủ đề bên lề sự kiện sẽ là cơ hội để tiếp cận và thu hút nhiều người đăng ký tham gia sự kiện của bạn đấy.

4. Ý tưởng marketing sự kiện bằng bối cảnh trong game

Marketing bằng quảng cáo game tương đối mới mẻ trong thời gian gần đây, khi số lượng người chơi game ngày càng nhiều hơn. Đặc biệt nếu đối tượng khách hàng của bạn là những người trẻ thì đây mà một ý tưởng marketing cho event rất đáng để xem xét.

Bằng cách hợp tác với những nhà phát triển game, sự kiện của bạn sẽ xuất hiện trong game như một thử thách phải trải qua cùng với những thông tin liên quan. Những game thủ chắc chắn sẽ nhớ đến sự kiện của bạn đấy.

5. Quảng cáo ngoài trời theo một cách mới lạ

Nếu bảng quảng cáo ngoài trời hoặc quảng cáo trên các phương tiện công cộng đã trở nên quá nhàm chán. Hãy thử ý tưởng marketing cho event bằng những hình thức mới lạ hơn như vẽ tranh tường hay tạo ra các tác phẩm nghệ thuật đường phố.

Bạn có thể thuê một nghệ sĩ địa phương để vẽ những bức tranh thể hiện chủ đề của sự kiện. Việc tạo ra những tác phẩm nghệ thuật đường phố sẽ thu hút ánh nhìn của mọi người và khiến họ không ngừng nói về nó. Hoặc bạn cũng có thể lựa chọn các hình thức độc đáo như việc tạo ra ảo ảnh quang học hoặc đưa ra những thông điệp marketing táo bạo, làm cho nó thú vị và khiến mọi người nói về nó.

6. Gia tăng trải nghiệm bằng các quảng cáo tương tác

Đây cũng là một hình thức quảng cáo mới mẻ được nhiều nhãn hàng sử dụng để tạo nên sự bất ngờ cho khách hàng của mình. Các công nghệ hiện đại cho phép nhà tổ chức tạo ra nhiều quảng cáo tương tác vô cùng thú vị. Như trường hợp Carlsberg tích hợp sẵn vòi bơm vào trong những biển quảng cáo của họ để phân phối bia miễn phí đến khách hàng. Hay billboard thể hiện cảm xúc và tương tác với người đi đường do Coca Cola thực hiện tại Thành phố Hồ Chí Minh cũng là những ví dụ rất tiêu biểu.

7. Tài trợ cho các sự kiện cộng đồng tại địa phương

Các sự kiện cộng đồng thu hút đông đảo người tham dự tại các địa phương có thể sẽ là một kênh quảng bá hiệu quả cho sự kiện của bạn. Bạn có thể tài trợ cho các sự kiện này và nhận được một số quyền lợi đặc biệt dành cho nhà tài trợ.

Nếu không có sự kiện cộng đồng nào phù hợp, tại sao không thử tạo ra nó. Một buổi hòa nhạc đường phố, nhảy flashmob hay sự kiện chạy vì cộng đồng sẽ là cơ hội tuyệt vời để marketing cho sự kiện của bạn.

8. Ý tưởng kết hợp với các đối tác để marketing sự kiện

Nếu sự kiện của bạn có nhiều đối tác cùng tham gia thì tại sao không tận dụng ưu thế từ những kênh phân phối của họ. Điều này không những giúp tiết kiệm chi phí mà còn tạo nên mối quan hệ bền chặt với các đối tác. Hãy chủ động đề nghị và cùng họ lên kế hoạch quảng bá cho sự kiện trên tất cả các kênh. Đồng thời, tạo ra những vật phẩm quảng cáo ấn tượng để tạo sự chú ý. Và đừng quên tạo những mã QR code để có thể dễ dàng quét và truy cập vào trang thông tin và đăng ký tham dự sự kiện.

9. Tham gia các triển lãm và hội chợ

Các lễ hội, triển lãm và hội chợ cũng là một ý tưởng hay để tiếp cận và thu hút nhiều người tham dự sự kiện. Với lượng khách tham quan đông đảo, các sự kiện này cho phép doanh nghiệp tiếp cận với một lượng lớn khách hàng tiềm năng. Việc của bạn chỉ là tìm ra một hội chợ hoặc triển lãm, đăng ký gian hàng và bắt đầu chuẩn bị tờ rơi, trò chơi, quà tặng để chào đón những vị khách trải nghiệm và đăng kí trực tiếp tại gian hàng.

10. Đặt booth giới thiệu sự kiện tại những nơi đông người

Đặt booth giới thiệu cũng là một ý tưởng hiệu quả để marketing cho sự kiện. Các địa điểm thường được chọn để đặt booth thường là trung tâm thương mại, siêu thị, chợ truyền thống, … Đây là những nơi có lượng người ra vào đông, dễ dàng cho việc tiếp cận và giới thiệu thông tin về sự kiện. Hãy nhớ một thiết kế booth ấn tượng cùng các hoạt động hoạt náo tại booth sẽ giúp sự kiện thu hút và ấn tượng hơn.

Trên đây là tất tần tật về Event Management giúp Newbie chuẩn bị đầy đủ kiến thức, thông tin làm hành trang bước vào ngành Tổ Chức Sự Kiện. Chúc bạn thành công!

Nguồn: Tổng hợp từ FS Event

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here