Letterhead là gì? Trọn bộ kinh nghiệm thiết kế Letterhead ấn tượng

0
1

Trong thời đại công nghệ như hiện nay, trao đổi công việc qua email giữa các doanh nghiệp là điều không còn xa lạ. Tuy nhiên đối với một số văn kiện, thư mời, đơn báo giá hay bản hợp đồng thì đều cần sử dụng tới Letterhead. Vậy letterhead là gì? Bạn đã biết cách thiết kế Letterhead ấn tượng cho doanh nghiệp của mình chưa? Để hiểu rõ hơn về letterhead, mời bạn tham khảo tài liệu sau của Adina Việt Nam.

Letterhead là gì?

Letterhead hay giấy tiêu đề/ tiêu đề thư là tài liệu để ghi lại những thông tin cơ bản của một doanh nghiệp như logo, tên thương hiệu, địa chỉ, email, số điện thoại,… Hiểu đơn giản, letterhead là một loại văn phòng phẩm được sử dụng để truyền tải thông tin giữa các phòng ban trong cùng một doanh nghiệp, giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp hoặc giữa doanh nghiệp với khách hàng. Giấy tiêu đề được coi là một yếu tố đại diện cho công ty và tạo ấn tượng tốt về sự chuyên nghiệp của thương hiệu đối với khách hàng/ đối tác.

Tiêu đề thư được sử dụng như thế nào?

Trong mỗi doanh nghiệp, letterhead được sử dụng với nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

  • Giao tiếp nội bộ giữa các phòng ban của một công ty.
  • Dùng làm hóa đơn và thư gửi tới khách hàng.
  • Là thư xin việc cho những nhân viên có nguyện vọng.
  • Biên bản cuộc họp.
  • Sử dụng cho trang web của doanh nghiệp.

Thường thì mọi người hay cho rằng chỉ những tập đoàn lớn mới sử dụng giấy viết thư để giao tiếp giữa hai bên. Tuy nhiên, sự thật là các doanh nghiệp ở mọi quy mô, dù công ty nhỏ hay các tập đoàn lớn đều sử dụng tài liệu này.

Những ứng dụng của tiêu đề thư trong doanh nghiệp

Tại sao công ty của bạn nên có letterhead?

Những chuỗi lợi ích sau của tiêu đề thư sẽ là câu trả lời chính xác cho câu hỏi trên:

Letterhead cung cấp tới người đọc thông tin cơ bản về doanh nghiệp

Letterhead là một trong những ấn phẩm phụ trợ quan trọng nhất trong bất kỳ công ty nào. Đây chính là lý do tại sao đủ để khẳng định rằng tiêu đề thư là một tài liệu có giá trị đối với các đơn vị. Ngoài ra, nó đóng vai trò là một đại diện vật lý của doanh nghiệp. Giấy tiêu đề nói lên nhiều điều về hình ảnh thương hiệu của bạn và là một phần thiết yếu không thể thiếu trong thiết kế bộ nhận diện thương hiệu và bán hàng. Mỗi đơn vị sẽ có letterhead riêng, giấy tiêu đề được thiết kế ấn tượng sẽ tạo nên sự chuyên nghiệp và uy tín cho doanh nghiệp.

Letterhead là một văn bản pháp lý

Giấy tiêu đề được dùng trong tất cả công văn của công ty nên được coi là một văn bản pháp lý. Nói chính xác hơn, bộ tiêu đề thư của doanh nghiệp sẽ đại diện cho toàn bộ công ty.

Letterhead được sử dụng như công cụ tiếp thị, quảng cáo thương hiệu

Letterhead cung cấp cho đối tác/ khách hàng công khai thông tin liên hệ của doanh nghiệp để họ dễ dàng kết nối với công ty trong mọi giao dịch. Nó cũng âm thầm đóng góp vào chiến dịch quảng bá thương hiệu và là công cụ hữu ích để thu hút khách hàng tiềm năng nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng của công ty.

Letterhead thương hiệu chứng khoán Bảo Minh được sử dụng như một công cụ tiếp thị hiệu quả

Thuyết phục khách hàng bằng letterhead

Ấn tượng ban đầu với khách hàng/ đối tác luôn quan trọng với bất kỳ đơn vị nào. Những điều khách hàng thấy được từ bạn ngay từ cái nhìn đầu tiên chính là yếu tố ảnh hưởng lớn tới cảm nhận của họ về thương hiệu. Mọi người sẽ cảm thấy an toàn, đáng tin cậy hơn với những bức thư mang lại ý nghĩa và ẩn chứa thông điệp rõ ràng. Đặc biệt, tiêu đề thư còn như một lời khẳng định gửi tới người đọc là công ty đang làm việc thực sự, không phải là một trò lừa đảo.

Nguyên tắc khi thiết kế Letterhead

Thiết kế đơn giản, bắt mắt

Một trong những điểm bạn cần lưu ý khi thiết kế tiêu đề thư là đảm bảo càng đơn giản càng tốt. Bạn không cần cố gắng tạo ra nhiều chi tiết hay phối màu sặc sỡ, cầu kỳ. Bởi vì nhiều khi một letterhead được thiết kế phức tạp có thể vô tình dẫn sự chú ý của người đọc ra khỏi thông điệp của bạn. Vì thế, mục đích thiết kế của bạn chỉ nên giới hạn cho quá trình tiếp thị và xây dựng thương hiệu.

Đảm bảo phân chia thông tin khoa học, mạch lạc

Để truyền đạt thông tin hiệu quả qua tiêu đề thư, bạn cần phân cấp và bố trí thông tin khoa học, mạch lạc. Để tối đa hóa thiết kế và phân cấp thông tin hiệu quả, hãy đảm bảo rằng tất cả các thông tin quan trọng đều sẽ dễ dàng tiếp cận tới người đọc. Những yếu tố ít quan trọng khác nên viết với cỡ chữ nhỏ hơn và đặt ở những vị trí mà không làm người đọc bị phân tâm bởi những thông tin chính.

Nổi bật hình ảnh thương hiệu

Một letterhead ấn tượng sẽ cần thể hiện hình ảnh thương hiệu từ màu sắc, kích thước, bố cục, font chữ,…phù hợp với giọng điệu và giá trị thương hiệu. Điều này sẽ đảm bảo rằng bạn đang thể hiện đúng cá tính thương hiệu chứ không chỉ đơn thuần là một ấn tượng thị giác nhất quán.

Thiết kế letterhead thương hiệu Flowers nổi bật hình ảnh thương hiệu

Với hàng tá những lợi ích bên trên, có lẽ câu trả lời cho câu hỏi “Tại sao doanh nghiệp cần thiết kế tiêu đề thư” đã quá rõ ràng. Vậy làm sao để có được mẫu letterhead thu hút, cùng đọc tiếp nhé!

Kinh nghiệm thiết kế letterhead đẹp, hiệu quả

Để quá trình thiết kế tiêu đề thư trở nên đơn giản hơn, bạn có thể tham khảo những gợi ý dưới đây của Adina Việt Nam:

Bố cục của letterhead

Có rất nhiều cách viết tiêu đề thư khác nhau, bạn có thể tự do vượt qua các giới hạn quy ước và tạo ra cách tiếp cận khách hàng của riêng mình. Ví dụ như dịch vụ Printfinity của MOO có tới hơn 50 mẫu thiết kế khác nhau trong một đơn đặt hàng. Do đó, bạn không cần phải giới hạn letterhead của mình trong một bố cục duy nhất.

Bạn có thể lựa chọn nhiều loại tiêu đề thư cho các mục đích khác nhau hoặc tạo những tiêu đề thư riêng cho từng đối tác khác nhau. Dù bạn chọn gì thì hãy nhớ rằng mục tiêu là để tạo ra một bức tranh cho bức thư tương lai, không phải là một tác phẩm nghệ thuật. Thương hiệu và thiết kế của bạn đóng vai trò bổ trợ cho nội dung bức thư đã hoàn thành và không bao giờ được lấn át hay cạnh tranh với từ ngữ bên trong.

Lựa chọn kích thước letterhead

Đa phần giấy được sử dụng làm letterhead sẽ là khổ A4 kích thước 210 x 297mm. Kích thước này sẽ phù hợp với mọi văn kiện, thuận tay nên người đọc sẽ cảm thấy thoải mái hơn. Tuy nhiên kích thước này chỉ phù hợp với thị trường trong nước ta, nếu bạn muốn gửi letterhead của mình tới các đối tác nước ngoài thì cần căn cứ vào kích thước khổ giấy tiêu chuẩn của từng quốc gia, khu vực. Chẳng hạn như khổ giấy phổ biến ở Hoa Kỳ là 215.9 x 297.4 mm.

Kích thước letterhead phổ biến là khổ A4

Thiết kế letterhead tập trung vào ngành kinh doanh của bạn

Thiết kế trực quan của một tiêu đề thư cần xuất phát vào ngành nghề mà doanh nghiệp đang cung cấp để phù hợp với thị trường và mong đợi của đối tượng mục tiêu. Ví dụ như nếu sản phẩm của công ty bạn là mỹ phẩm thì những mẫu thiết kế letterhead với màu sáng sẽ là lựa chọn hoàn hảo. Trường hợp bạn là đơn vị kinh doanh dịch vụ liên quan tới sự sáng tạo thì bạn có quyền sử dụng những công cụ táo bạo để thể hiện cá tính của công ty mình.

Lựa chọn Font chữ phù hợp

Font chữ đóng vai trò quan trọng đối với giao diện tổng thể của giấy tiêu đề thư. Bạn nên lựa chọn đúng kiểu chữ phù hợp với thương hiệu của bạn bằng cách tham khảo các mẫu tiêu đề thư của các doanh nghiệp khác. Nếu quá khó khăn thì bạn có thể tìm kiếm lời khuyên từ các đơn vị thiết kế đồ họa như Andina Việt Nam chẳng hạn.

Màu sắc hài hòa

Giấy tiêu đề thư là một “không gian” tuyệt vời để các doanh nghiệp sử dụng màu sắc. Tuy nhiên bạn cũng cần đảm bảo màu sắc sử dụng phù hợp với thương hiệu của bạn. Một số ý tưởng sau sẽ tạo nên một khởi đầu tốt cho bạn:

  • Chọn màu nền cho tiêu đề thư đảm bảo dễ nhận thương hiệu và tính dễ đọc của nội dung bên trong.
  • Xem xét về những yếu tố bạn muốn làm nổi bật trong letterhead như tên công ty, biểu tượng thương hiệu để cân nhắc màu sắc.
  • Dùng các tông màu tương phản tạo điểm nhấn.
  • Thêm màu sắc vào chân trang của tiêu đề thư.
  • Ở các góc hoặc trong tiêu đề thư dùng thêm gradient.

Màu sắc tiêu đề thư của công ty xây dựng An Phong phù hợp với biểu tượng thương hiệu

Sáng tạo thêm đồ họa, hình học trong letterhead

Nhắc tới thiết kế thì không thể thiếu đồ họa. Sáng tạo đồ họa là điều cần thiết cho bất kỳ một tiêu đề thư nào. Bạn có thể vận dụng các gợi ý đồ họa nhỏ bên dưới:
  • Thêm hình ảnh vào chân trang hoặc phía đầu trang.
  • Dùng các hình vẽ hoặc hoa văn để tô điểm cho các góc đối diện của letterhead.
  • Sử dụng thêm hình mờ để bảo vệ thiết kế của bạn và làm cho thương hiệu trở nên trang trọng hơn.
  • Sử dụng các hình khối cùng hình dạng bạn đang sử dụng trên website của mình và phân tán chúng hợp lý.

Sử dụng thêm đường viền

Việc sử dụng thêm đường viền là rất cần thiết để thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp. Từ kích thước, màu sắc cho tới những đường nét của đường viền cần căn chỉnh sao cho phù hợp với thiết kế tổng thể của letterhead. Đặc biệt, với những văn kiện có nội dung dài thì đường viền còn mang tác dụng phân cách các mục chính với nhau.

Như vậy Adina Việt Nam đã cùng bạn tìm hiểu chi tiết letterhead là gì và cách để thiết kế tiêu đề thư ấn tượng. Nếu bạn muốn sở hữu mẫu letterhead đại diện cho thương hiệu của mình thì hãy để Adina Việt Nam hỗ trợ bạn nhé!

***Nguồn: Adina Việt Nam

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here